Politique de confidentialité

MeetHub enregistre la parole d'une réunion, la transcrit, et en rédige un compte rendu ou un procès-verbal. C'est un traitement de données à caractère personnel : la voix des participants, leurs noms, ce qu'ils ont dit.

Ce document dit qui traite ces données, pourquoi, combien de temps, avec qui elles sont partagées, et quels droits vous avez. Il est écrit pour être lu, pas pour être opposé.

Il s'appuie sur la loi n°001-2021/AN du 30 mars 2021 portant protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel au Burkina Faso, et sur les principes communs aux régimes modernes de protection des données.

Le responsable du traitement, au sens de l'article 5 de la loi, est DIGITELITE, éditeur de MeetHub.

Pour toute question relative à vos données, ou pour exercer vos droits : contact@digitelite.net.

Lorsqu'une organisation utilise MeetHub pour ses propres réunions, elle décide seule des séances qu'elle enregistre, des personnes qu'elle y convie et de la durée de conservation qu'elle retient. Elle est alors responsable de ce traitement, et DIGITELITE agit pour son compte comme sous-traitant, au sens de l'article 11.

·Votre identité et vos moyens de contact : nom, adresse électronique, organisation, langue de l'interface.

·Votre mot de passe, qui n'est jamais conservé en clair, mais sous la forme d'une empreinte cryptographique irréversible.

·Le son des séances que vous enregistrez, et le texte qui en est tiré : transcriptions, comptes rendus, procès-verbaux, tâches.

·Les noms des participants que vous inscrivez sur une liste de présence.

·Des données techniques nécessaires au service : adresse du réseau, dates de connexion, journal des actions faites dans la plateforme.

Nous ne traitons aucune donnée sensible au sens de l'article 12 de la loi, c'est-à-dire relative à la santé, aux origines, aux opinions politiques, religieuses ou syndicales, à la vie sexuelle ou aux condamnations. Si de telles données sont prononcées pendant une séance, elles se retrouvent dans la transcription : c'est à l'organisation qui enregistre d'apprécier ce qu'elle capte, et d'en informer les participants.

·Fournir le service : enregistrer, transcrire, traduire, rédiger. Fondement : l'exécution du contrat qui nous lie, article 13.

·Tenir votre compte et vous joindre : confirmation d'adresse, mot de passe oublié, message de service. Fondement : l'exécution du contrat.

·Assurer la sécurité de la plateforme et rendre compte de ce qui s'y passe : journal des accès, limitation des abus. Fondement : notre intérêt légitime à protéger le service et les données qui y sont confiées.

·Améliorer la plateforme à partir de vos suggestions, lorsque vous nous en adressez. Fondement : votre consentement, que vous donnez en écrivant.

Nous ne vendons aucune donnée. Nous n'affichons aucune publicité. Nous ne faisons aucune prospection commerciale sans votre consentement préalable, que l'article 14 de la loi exige.

C'est le point le plus important de ce document, et il ne repose pas sur nous.

Enregistrer une réunion, c'est traiter la voix de toutes les personnes présentes, qui n'ont pas ouvert de compte chez nous. La personne qui lance l'enregistrement doit les en informer avant de commencer, et recueillir leur accord. MeetHub le rappelle à l'écran au début de chaque séance et vous demande de confirmer que vous l'avez fait.

Cette confirmation est conservée avec la séance. Elle n'est pas une formalité : c'est ce qui rend l'enregistrement licite au sens de l'article 7.

·Le son d'une séance : selon la durée retenue par votre organisation dans ses réglages, et à défaut quatre-vingt-dix jours. Il est effacé automatiquement à l'échéance.

·Les transcriptions et les documents : tant que votre organisation les conserve. Ils sont effacés lorsqu'elle supprime la séance.

·Votre compte et vos données d'identité : tant que le compte existe, puis trente jours après sa fermeture.

·Le journal des accès et des actions : douze mois, pour pouvoir rendre compte d'un incident de sécurité.

·Les séances ouvertes en essai libre, sans compte : deux heures, puis effacement complet, organisation comprise.

L'article 8 de la loi n'autorise pas la conservation au delà de ce qui est nécessaire. Les durées ci-dessus sont appliquées par un service d'entretien automatique, pas par une bonne volonté.

Les membres de votre organisation, selon les droits que son administrateur leur accorde.

Des prestataires techniques qui agissent pour notre compte, au sens de l'article 11 : hébergement du service et de la base de données, reconnaissance de la parole, rédaction assistée des documents, acheminement des courriers électroniques. Chacun est lié par une convention qui limite son intervention aux seules opérations nécessaires et lui interdit tout autre usage.

Personne d'autre. Aucune donnée n'est cédée, louée ou communiquée à un tiers à des fins commerciales.

Nous devons vous le dire sans détour, parce que la loi l'exige à son article 16 et parce que c'est vrai : le traitement de la parole et la rédaction des documents font appel à des prestataires établis hors du Burkina Faso. Le son et le texte de vos séances quittent donc le territoire national le temps de ce traitement.

L'article 42 de la loi encadre ces transferts : ils supposent un niveau de protection adéquat, une clause de confidentialité et de réversibilité avec le prestataire, des mesures techniques de chiffrement et de disponibilité, et l'autorisation préalable de la Commission de l'informatique et des libertés.

Les liaisons sont chiffrées de bout en bout. Les prestataires retenus sont soumis à des régimes de protection reconnus et ne conservent pas le contenu traité pour leur propre compte.

La transcription et la rédaction des documents sont produites par des traitements automatisés. L'article 19 de la loi vous donne le droit de connaître et de contester les raisonnements employés, et l'article 15 interdit qu'une décision portant appréciation sur un comportement humain se fonde sur le seul résultat d'un traitement automatisé.

MeetHub ne prend aucune décision vous concernant. Elle produit un texte, qu'un être humain relit, corrige et signe. Un compte rendu ou un procès-verbal issu de la plateforme n'a de valeur que par la validation de la personne qui l'assume.

La séparation des voix, qui distingue « Locuteur 1 » de « Locuteur 2 », est une estimation acoustique, faillible par nature. Les noms ne sont posés que par une personne, jamais par la machine.

L'article 10 de la loi impose des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Les nôtres : chiffrement des échanges, mots de passe conservés sous forme d'empreinte, cloisonnement strict entre organisations, droits par rôle, journal des accès, limitation du débit des appels, sauvegardes, et effacement automatique aux échéances annoncées.

Aucune mesure ne rend un système inviolable. En cas de violation touchant vos données, nous vous en informons, ainsi que l'autorité de contrôle.

·Être informé, avant la collecte, de ce qui est traité et pourquoi. Article 16.

·Accéder à vos données et en obtenir copie. Article 17.

·Les faire rectifier, compléter, mettre à jour ou effacer lorsqu'elles sont inexactes ou périmées. Article 21.

·Vous opposer, pour des motifs légitimes, à un traitement vous concernant. Article 20.

·Demander le retrait de données vous concernant rendues publiques, au titre du droit à l'oubli. Article 22.

·Connaître et contester les raisonnements d'un traitement automatisé dont le résultat vous est opposé. Article 19.

·Retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur lui.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à contact@digitelite.net. Nous répondons dans un délai de deux mois au plus, comme le prévoit l'article 21, et sans frais.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir la Commission de l'informatique et des libertés du Burkina Faso, autorité de contrôle instituée par l'article 45 de la loi.

MeetHub ne dépose que les témoins nécessaires à son fonctionnement : celui qui vous garde connecté, celui qui retient votre langue, celui qui porte une session d'essai. Aucun témoin de mesure d'audience, aucun témoin publicitaire, aucun témoin d'un tiers.

Ils n'exigent donc pas votre consentement, et il n'y a pas de bandeau à écarter.

Ce document peut évoluer avec la plateforme. La date et le numéro de version figurent en tête. Une modification qui changerait la nature d'un traitement vous serait annoncée avant d'entrer en vigueur.